Note de crédit et facture sont deux termes souvent utilisés pour la facturation d’une livraison de marchandises ou d’une prestation. L’utilisation de ces termes peut mener à une certaine confusion comme ils sont utilisés de manière différente. A savoir que la note de crédit est une forme particulière de facture utilisée lorsqu’une entreprise ou un fournisseur a commis une erreur dans une facture déjà envoyée au client. Il s’agit alors d’une première notification de cette erreur.
Voici un aperçu de tout ce qu’il faut savoir concernant la note de crédit.
Qu’est-ce qu’une note de crédit ?
La note de crédit ou avoir est une forme particulière de facture envoyée à l’acheteur lorsqu’il y a une réduction du montant à payer au vendeur. En général, cette note de crédit est émise par l’entreprise ou le fournisseur dans le cas ou il y aurait une erreur dans une facture déjà émise au client. Il est important de préciser qu’une facture ne peut être annulée. C’est là que la note de crédit a toute son importance.
L’avoir revoit le montant d’une facture à la baisse. Il indique au client que le fournisseur va alors créditer son compte d’un certain montant. Il permet également au client de verser moins d’argent au fournisseur sur le prochain crédit. La note de crédit est différente du débit de crédit. Cette dernière consiste à une revue à la hausse par le fournisseur.
La note de crédit est une facture négative. Elle doit préciser clairement le montant du solde en faveur du client. Ce document doit être rattaché à une facture existante. Sans cela, il est impossible de la créer. Mis à part l’erreur sur une facture, la note de crédit peut aussi être émise dans certains cas, à savoir :
- Une modification du montant de la facture suite à un retour de marchandises par le client.
- Un « rabais » dans le cadre d’un geste commercial.
- Un retard de la livraison.
- Annulation d’une facture ayant déjà fait l’objet d’un règlement.
Comment rédiger une note de crédit ?
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est un moyen pratique permettant de créer une note de crédit. Il est possible de se procurer ces logiciels directement en ligne. Comme il en existe différentes sortes, il est essentiel de savoir choisir celui dont les options conviennent parfaitement aux besoins de l’entreprise.
Diverses informations doivent figurer dans une note de crédit.
- Nom et les coordonnées de l’entreprise.
- Informations complètes concernant le client à qui sera émis cet avoir de crédit.
- Le numéro et la date de la facture originale.
- Mentionner les produits ou services fournis.
Dans le corps de cette note de crédit, il est important d’indiquer la raison pour laquelle ce crédit a été accordé au client. Par ailleurs, si de nouvelles conditions de paiement sont accordées au client, il est nécessaire de les préciser dans le document.
Comme pour les factures, le respect de la numérotation de chaque note de crédit émise est indispensable. Cela permet de faire un meilleur suivi commercial. Une note de crédit est pratiquement similaire à une facture. C’est pourquoi, afin d’éviter que le client ne fasse une confusion à la réception de ce document, la mention « note de crédit » doit figurer en haut de la page en gros caractère.
La note de crédit des banques
Les entreprises ne sont pas les seules à pouvoir émettre des notes de crédit. Elles peuvent également recevoir une note de crédit en cas d’augmentation de solde. Ainsi, il est possible d’apercevoir cet avoir de crédit dans le relevé bancaire de l’entreprise. Plusieurs raisons peuvent amener la banque à accorder un crédit à une entreprise professionnelle. L’obtention de ce crédit se fait de la manière suivante.
Le plus souvent, ces entreprises disposent d’un compte de dépôt auprès de la banque ou autre organisme financier. Au fil des ans, ce dépôt va générer des intérêts. Par la suite, au moment ou ces intérêts sont crédités sur le compte courant de l’entreprise, cette dernière va recevoir une note de crédit de la banque.
Les entreprises et les particuliers doivent payer des frais pour les services fournis par la banque. Or, il peut arriver que ces frais soient inversés. Cela peut être dû à la décision de la banque de supprimer certains frais ou à un excès de frais que le client a payé. Dans ce cas, la banque va envoyer une note de crédit à l’entreprise.
Dans certains cas, il est aussi possible que la banque encaisse une somme versée au nom de l’entreprise. Généralement, cela se produit lorsque des documents comme les chèques ou les traites au nom de la société sont acheminés par la banque. La somme est ensuite envoyée directement sur le compte bancaire. Par la suite, l’entreprise recevra une note de crédit.
Règlement d’une note de crédit
En cas d’obtention d’une note de crédit, le débiteur peut être remboursé en numéraire. Cette sortie d’argent au comptant va alors correspondre à un versement négatif. Elle doit être mentionnée sur la note. Par ailleurs, il est aussi possible que l’avoir de crédit prenne la forme d’une « ristourne » portée sur une facture déjà émise ou à venir.
Dans ce cas, il est indispensable de noter le montant du versement qui est négatif sur un compte de passage. Ensuite, il faudra porter ce même montant sur l’ancienne facture si elle n’a pas été encore payé. Il est également possible de le reporter sur la facture à venir au moment de l’établissement de cette dernière. Il s’agit d’une manière de ramener le compte de passage à 0 tout en réglant la note de crédit.
Il est important de préciser que toute note de crédit doit être comptabilisée. Au moment de clôturer l’exercice comptable, dans le cas ou une note de crédit serait attendu par le fournisseur de l’entreprise, il faudra inscrire la mention « note de crédit à recevoir » dans le bilan comptable.
