Le coffre fort électronique est au coeur de la préoccupation des entreprises, dans un esprit de sécurisation et de simplification. Le coffre fort électronique est un espace numérique permettant à toute personne ayant un compte personnel sur l’espace dédié de conserver des documents.
A qui est destiné mypeopledoc ?
A toutes les divisions RH des entreprises. La plupart des entreprises dématérialisent leurs documents. L’archivage est nettement amélioré et la consultations des documents est plus rapide.
Les entreprises ont tout intérêt à avoir recours à ces numérisations pouvant leur apporter une confidentialité accrue de documents sensibles.
Si une entreprise subie un contrôle fiscal par exemple, tous les documents demandés sont fournis rapidement. Les documents sont sécurisés et préservés de tous les risques de détournement.
Plus ou beaucoup moins de papiers, les archivages sont ainsi préservés des vols ou des pertes qui pourraient survenir lors d’un archivage classique.
Avantage de mypeopledoc
- Les documents figurant dans le coffre fort sont facilement échangeables entre collègues et il est même possible de les imprimer.
- Le coffre fort est conservé par toutes les personnes quittant l’entreprise, gratuitement.
- Le coffre fort est également consultable sans limite de durée sur www.mypeople.com.
- Mypeopledoc est compatible avec le compte personnel d’activité.
- Simple, sécurisé, gratuit et écologique.
Pourquoi utiliser mypeopledoc ?
Pour une simplicité d’utilisation. Tout est disponible, vos notes, vos dossiers partout où vous vous trouvez. Il vous suffit d’un identifiant et d’un mot de passe pour vous identifier sur la plateforme.
La pérennité et la confidentialité des documents est ainsi préservée. Vous pouvez stocker toute sorte de documents.
- Les bulletins de paie. Vos bulletins de paie sont archivés à la caisse des dépôts et consignations.
- Documents personnels.
- Documents comptables.
- Documents fiscaux
- etc.
Un mail vous est envoyé à chaque réception de document. Il est possible de stocker jusqu’à 10 Go de documents personnels.
Comment fonctionne le coffre fort électronique ?
Le processus d’archivage comporte deux étapes importantes :
Le scellement
Le scellement numérique consiste à garantir l’intégrité du document.
- Une signature électronique est ainsi produite pour authentifier l’auteur du dépôt.
- Un horodatage qui permet de dater numériquement le document déposé.
- Une emprunte numérique est spécifiée pour assurer la non modification du document dans le temps.
L’archivage
Les documents sont ensuite archivés. Des procédures périodiques d’intégrité du document sont effectuées. Pour cela, le logiciel vérifie :
- L’intégrité du document.
- La traçabilité du document.
- Il gère la gestions des actions (entrées et sorties des documents).
- Il gère les utilisateurs et vérifie si les documents leur sont toujours accessibles.
Vous pouvez consulter vos documents de n’importe quel ordinateur, tablette ou smatphone, il suffit d’une connexion internet, c’est tout.
La sécurité des données
Après toutes ces explication, nous rentrons dans le coeur du système. Un bon système d’archivage ne sera rien sans une sécurité numérique à toute épreuve.
Les données du coffre fort sont stockées dans un datacenter ultra sécurisé. L’avantage est d’avoir une haute disponibilité d’accès aux documents numérisés.
Bon à savoir : en vertu des dernières recommandation du gouvernement concernant le code du travail, chaque entreprise est tenue de fournir un espace personnel et privé à chaque employé par l’intermédiaire d’un coffre fort électronique.
Est-ce légal ?
Le récent décret de décembre 2016 relatif à la présomption de la fiabilité des copies doit fournir certaines garanties. Sous réserve que le coffre fort offre une signature numérique fiable, un horodatage effectif et un endroit où il sera impossible de modifier la forme ou le contenu du document, la copie électronique d’un document papier est possible. Il est même possible de détruire le document papier original.
La transformation digitale des entreprises est en route et s’opère dans le respect de la légalité. Ceci dit, mypeopledoc est une solution labellisée par la norme Afnor et est donc conforme aux prérogatives gouvernementales.
