Faisons quelques petites mises au point. Un dossier est constitué de plusieurs fichiers. Un fichier peut être un fichier audio, un fichier vidéo ou un texte par exemple. Dans le dossier peut se trouver des sous dossiers où se trouvent les fichiers. Nous pouvons décliner la manipulation à l’infinie. C’est ce que l’on appelle l’arborescence ou la hiérarchisation. Ce terme est beaucoup utilisé en informatique et montre comment est rangé votre disque dur. De cette manière, tous vos fichiers seront à un endroit bien précis et vous n’aurez aucun mal à les retrouver. Vous pouvez comparez cela à un tiroir de bureau avec divers compartiments intérieurs rangés eux aussi dans d’autres compartiments etc…
Nous allons voir dans cet article comment il est simple et fiable d’envoyer par nous même ou par l’intermédiaire de sites internet très bien conçus, un dossier de plus de 10 Mo. Ce sera un dossier zippé. Pour envoyer un dossier de moins de 10 Mo, la manipulation sera encore plus facile.
Les bases, que représente le poids d’un message?
La boite mail ou boite de réception est devenue le système idéal pour recevoir nos courriers électroniques. Qui aurait penser cela il y a quelques années? Une règle d’or est cependant importante à connaître, celle du poids du message, le nombre d’octets qu’il représente. Pour faire simple, 1 Kilo octet (Ko) = 1 000 octets, 1 Mega octet (Mo) = 1 000 Ko, 1 Go (Go) = 1000 Mo, 1 Tera octet (To) = 1000 Go … Cela vous aidera peut-être à y voir un peu plus clair. D’où l’importance de parler en puissance de 10 lorsque le poids d’un mail ou le nombre d’octets qu’il représente est déterminant. Mais ne nous embrouillons pas trop avec ces chiffres.
La boite mail
Sur nos boîtes mail comme outlook ou thunderbird ou encore mail sur mac, nous ne pouvons pas envoyer des fichiers ou dossiers d’un poids supérieur à 10 Mo. Des solutions sur internet vous propose de le faire à votre place si vos dossiers ou fichiers sont trop volumineux.
La configuration des boites mail est spécifique à chaque fournisseur d’accès internet, lesFAI, bien que certaines comme Gmail font cela toute seule (voir notre dossier sur l’utilisation de la messagerie Gmail), les serveurs d’envoie et les serveurs de réception varient ainsi que les ports utilisés. Nous ne détaillerons pas cette partie dans notre article, suivez le lien juste au dessus pour plus de renseignements.
Envoie d’un message, d’un dossier par mail
Envoie de gros fichiers, PLUS de 10 Mo.
Vous devrez pour cela compresser vos fichiers pour n’en faire qu’un seul. Le format zip est le plus répondu (voir le lien winzip un peu plus bas) mais d’autres formats comme le format rar sont utilisables. La compression de fichier est une étape indispensable du processus.
Des sites internet font cela très bien, tout seul, il suffit de leur dire ce que vous voulez envoyer. Une solution encore plus simple est le petit nuage de chez Google, le fameux Cloud, vous savez… Une application développée par le géant Américain qui vous fera gagner du temps. Tous les fichiers ou dossiers sont stockés sur un serveur externe et vous pouvez y avoir accès de n’importe où, n’importe quant. Vous ou vos collaborateurs, votre famille, vos amis, tout ceux avec qui vous voulez partager vos dossiers. Le stockage est limité mais des solutions peuvent vous être proposées pour augmenter la capacité de stockage.
La première alternative pour l’envoie de vos gros fichiers est l’exemple montré par grosfichier ou alors wetransfer. Il vous propose d’envoyer vos dossiers en ayant pris le soin de les compresser. Vous pouvez y joindre un petit message pour vos destinataires et demander un accusé de réception. Certaines options sont payantes mais essayez la version gratuite dans un premier temps, elle vous servira à bien prendre en main le logiciel.
Nous pourrons envoyer ce dossier à plusieurs personnes en même temps. Les mails offrent cette fonctionnalité bien pratique. L’heure du fax, pour les anciens qui l’ont bien connu est définitivement révolu. L’heure du numérique est là, la vitesse d’émission et réception des courriers électroniques est une chose que nous aurions du mal à remettre en question. Je lis mes mails en temps réel, comme on dit et je peux dire que cela est vraiment très pratique. Nous aurions du mal à nous passer des ordinateurs, à l’ère ou nous vivons.
Pour compresser un dossier, des logiciels existent, aussi bien sur windows que sur mac. Nous pouvons prendre comme exemple winzip. Télécharger ce petit logiciel en prenant soin de télécharger la version qui vous convient. Des versions pour système Windows ou des versions pour système Mac vous seront proposées. Ensuite, laissez vous guider, l’installation et l’utilisation de ce genre de logiciel est très simple.
Envoie d’un message de MOINS de 10 Mo.
Voici quelques astuces pour envoyer un dossier de moins de 10 Mo. Vous serez amené souvent à devoir envoyer des dossiers à vos collègues par le biais de votre boite mail. Laissez votre boite mail ouverte, les multi taches vous offre cette possibilité, ceci n’a pas d’incidence sur votre travail et cela vous permettra de la consulter régulièrement. Des alertes peuvent être programmées lorsque vous recevez un mail.
L’envoie de pièces jointes constitue l’envoie de votre dossier. Si le message à envoyer ne dépasse pas 10 Mo., l’envoie du message sera d’une simplicité enfantine. Ouvrez votre boite mail si celle-ci n’est pas déjà ouverte. Choisissez nouveau message et envoie de pièce jointe. Faites un copier-déposé sur votre dossier pour y intégrer la pièce jointe, appuyer sur envoie. Votre message vient de partir.
Si votre message dépasse la capacité maximum de 10 Mo., un message quasi instantané vous est envoyé vous prévenant que le massage n’a pas pu être distribué à votre destinataire. Pour ne pas être un jour confronté à ce problème, restez vigilant à ces quelques lignes et tout se passera pour le mieux.
Service dédié
Le service mail pour envoyer vos courriers électroniques vous sera donc d’une aide précieuse. L’une des erreurs à éviter est de ne pas connaître le poids du dossier à envoyer et bon nombre d’entre nous ont déjà été confronté à ce problème. Pourquoi mon mail n’est pas parti ou pourquoi n’est il pas arrivé ?
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour l’envoie de fichiers importants, comme nous l’avons expliqué dans cet article. N’hésitez pas à faire confiance aux logiciels du net si vous vous sentez perdu. Vos e mails et vos pièces jointes, surtout les plus grosses arriveront ainsi à bon port sans problème. Pensez aux quelques manipulations citées au dessus pour ne pas vous retrouver avec un mail non distribué. Le dossier envoyé doit être distribué aussi impérativement que le corps du message.
