Avec le développement massif du télétravail, les outils traditionnels de traitement de texte ne sont plus toujours les plus adaptés. C’est pourquoi il existe désormais des services en ligne qui vous permettent de rédiger un texte en collaboration avec une ou plusieurs autres personnes.
Ces services de rédaction en ligne ont l’énorme avantage de permettre à plusieurs collaborateurs de participer à l’élaboration en simultané de documents et de pouvoir discuter entre eux des modifications qu’ils souhaitent y apporter.
Il existe actuellement de nombreux services en ligne permettant de rédiger un texte à plusieurs et il peut donc parfois être difficile de faire son choix parmi toutes les offres proposées.
Certaines plate-formes sont totalement gratuites, comme Google docs par exemple, mais vous allez voir qu’elles offrent déjà de très nombreuses fonctionnalités.
D’autres plate-formes sont payantes mais elles vous donneront accès à des fonctionnalités encore plus sophistiquées qui pourront s’avérer utiles en fonction de votre future utilisation.
Afin de vous aider dans votre choix, nous allons vous présenter plusieurs services de rédaction collaborative en ligne et vous pourrez ainsi opter pour la solution la plus adaptée à votre situation. Vous devrez notamment tenir compte de sa facilité d’utilisation, de son prix éventuel, des diverses fonctions intégrées ainsi que des possibilités de stockage et de la qualité du service client par exemple.
Un autre élément important qu’il faudra prendre le temps d’étudier concerne la protection des données. En effet, si vous devez travailler sur des documents particulièrement sensibles ou confidentiels, alors il vaudra mieux privilégier une plate-forme assurant une plus grande protection de vos données avec par exemple un accès contrôlé par une double authentification par exemple.
Google Docs
Ce service en ligne proposé par Google, permettant de rédiger un texte à plusieurs en ligne, est le tout premier à avoir vu le jour, et c’est aussi le plus connu aujourd’hui encore avec plus de 20 millions d’utilisateurs. Google Docs a surtout le gros avantage d’être entièrement gratuit.
Vos documents y seront enregistrés automatiquement sur Google Drive, ce qui vous assure de ne pas risquer de perdre votre travail.
Google Docs vous permet de travailler ensemble mais aussi de discuter en temps réel avec les autres personnes grâce à la discussion instantanée entre les participants, ou bien encore de faire une vision-conférence si vous en avez besoin.
Il est très facile ensuite de partager les documents grâce à Gmail.
C’est un service assez complet et qui reste aussi assez simple d’utilisation. Vous pourrez choisir des documents types comme des CV ou des bons de commande par exemple pour vous aider dans votre rédaction.
Les contributions ont lieu en temps réel sur Google Docs ce qui permettra à tous les utilisateurs de pouvoir travailler en même temps sur le même document.
Il est aussi possible d’ajouter des commentaires directement sur le texte, et les mises à jour se font elles aussi automatiquement.
Vos documents sont très bien protégés contre un éventuel piratage et le service de cloud protège également votre ordinateur en évitant que le document partagé n’entre en contact direct avec votre appareil.
Il n’y a pas de limite concernant le nombre maximum de participants ce qui est aussi très pratique.
Le seul défaut que l’on pourrait réellement reprocher à Google Docs est que malheureusement la possibilité de consulter l’historique des modifications apportées au document reste un peu trop limitée.
Microsoft Word online ou Microsoft 365
C’est le principal concurrent de Google Docs et il est proposé par Microsoft. Il s’agit d’une adaptation du célèbre traitement de texte Office de Microsoft permettant les mêmes fonctionnalités que ce dernier mais cette fois-ci pour pouvoir travailler à plusieurs et en ligne sur un fichier Word.
On retrouve chez Word Online les mêmes fonctionnalités que sur Google Docs, et on pourra là-aussi utiliser le chat pour communiquer avec ses collaborateurs. Seule différence, cette fois-ci vos documents seront enregistrés dans One drive.
Word Online propose en plus une traduction en temps réel qui peut s’avérer très utile si vous collaborez avec des personnes qui sont non francophones.
Vous pourrez également transformer n’importe quel document en page web si besoin, et aussi utiliser la fonction « liste de tâches » à effectuer qui peut s’avérer très utile lors d’un travail de groupe.
Aujourd’hui Microsoft a rebaptisé son service en ligne de rédaction Microsoft 365, il existe une version gratuite et une version payante à partir de 5,10 euros HT par utilisateur.
FramaPad
Ce service en ligne d’écriture collaborative est gratuit et vraiment très facile d’utilisation. Il attribue en plus une couleur différente à chacun des contributeurs, ce qui permet donc de mieux suivre l’avancée du document et de savoir qui a modifié le texte en dernier par exemple.
Grâce à sa fonctionnalité d’historique vous pourrez si nécessaire revenir à une version antérieure du document ce qui peut être très utile en cas de mauvais manipulation ou encore d’effacement accidentel d’une partie de votre texte.
Attention chez Framapad chaque document dispose d’une date d’expiration, et celle-ci dépendra en fait du moment où aura été apporté la toute dernière modification à votre texte.
TitanPad
Cet outil de rédaction collaborative en ligne lui aussi gratuit regroupe les mêmes fonctionnalités que Framapad et notamment la possibilité d’attribuer une couleur à chacun des participants. Tout comme ces prédécesseurs, TitanPad intègre la possibilité de tchatter en temps réel avec les autres contributeurs et les enregistrements se font automatiquement au fur et à mesure que des modifications sont apportées par les différents collaborateurs.
Le nombre de participants est là aussi illimité et l’inscription n’est pas obligatoire pour pouvoir l’utiliser. En plus de sa facilité d’utilisation, cela permet à de très nombreux professeurs de l’employer pour leurs projets de classe collaboratifs.
Titan Pad offre également la possibilité de revenir en arrière si besoin pour pouvoir restaurer une version antérieure ce qui peut être évidemment être très utile.
Vous pourrez aussi si vous le souhaitez exporter des documents en format HTML pour créer une page web par exemple.
Drop box paper
Ce service en ligne de rédaction à plusieurs est vraiment très simple à utiliser grâce à son interface qui est assez épurée et qui facilite donc une prise en main rapide.
Dropbox vous permet également de créer des listes de tâches à réaliser, de prévoir des dates limites pour les terminer et ensuite de répartir vous-même le travail entre les différents participants.
De plus son application, disponible sur Android et iOS , autorise le partage de fichiers depuis un ordinateur mais aussi depuis ou vers un téléphone mobile.
Dropbox propose soit un service gratuit simplifié soit une version payante plus complète à partir de 10 euros par mois.
Draft
Son principe de fonctionnement est quasi identique aux autres plate-formes de rédaction en ligne collaborative .
La principale différence réside dans le fait que les modifications ne sont pas mises à jour automatiquement en temps réel car elles doivent au préalable être approuvées par un collaborateur principal.
Cela limite un peu la collaboration simultanée de tous les participants, mais cela peut parfois quand même s’avérer utile si le créateur du document veut pouvoir garder le contrôle sur l’avancée du document tout en s’assurant de la validité des modifications apportées par les autres personnes.
Enfin l’utilisation de ce service en ligne nécessite que chaque participant ait bien créé un compte sur Draft au préalable avant de pouvoir commencer à travailler ensemble.
Etherpad
Contrairement au précédent il ne sera pas nécessaire de créer un compte sur Etherpad pour pouvoir participer à l’écriture d’un document en commun avec d’autres personnes.
En effet, il suffit à l’organisateur de partager un lien pour permettre à chacun d’accéder au travail en cours et de le modifier en temps réel.
Le très net avantage d’Etherpad sur ses concurrents c’est qu’il permet un archivage complet et chronologique de toutes les versions successives du document qui ont pu existé depuis le début de sa création.
Pas de risque de perdre des données ou de regretter une modification puisque vous pourrez toujours revenir en arrière à tout moment si vous le désirez.
Zoho writer
Ses fonctionnalités restent les mêmes que pour les autres plate-formes collaboratives de rédaction en ligne mais Zoho writer intègre en plus une intelligence artificielle appelée « Zia ». Cette dernière peut vous apporter des conseils pertinents pour vous aider dans votre rédaction.
Zoho offre de plus un stockage parfaitement sécurisé de tous vos documents et il vous permettra de travailler dans près de 35 langues différentes.
Enfin, sa qualité première réside dans la possibilité de travailler également hors-ligne, c’est-à-dire sans aucune connexion à internet grâce à la technologie de Google Gears.
Cette alternative peut être une solution indispensable en cas de coupure ponctuelle de votre connexion, ou bien encore si vous devez travailler depuis un endroit qui ne dispose malheureusement pas d’un accès à internet satisfaisant.
Write URL
Cette plate-forme fonctionne là encore comme les précédentes, mais c’est vous qui devrez partager l’URL avec les autres collaborateurs dès que vous aurez créé le document dans l’éditeur de texte, avant de pouvoir commencer à travailler tous ensemble sur Write URL.
Quip
Comme tous les autres Quip vous permettra de partager des fichiers avec vos collaborateurs et de travailler tous en même temps sur un même texte.
Vous recevrez également des notifications à chaque fois que l’un des membres du groupe aura effectué une modification sur le document.
Ce service est accessible à partir de 7 euros par mois.
En conclusion, vous avez le choix entre de nombreux services en ligne pour rédiger des textes avec plusieurs personnes en simultané.
Pour vous aider à bien déterminer la plate-forme qui sera la plus adaptée à votre utilisation, vous devrez prendre en compte plusieurs critères importants.
Vous devrez tenir compte de la gratuité du service ou non, de la possibilité pour tous les participants de travailler sur le document avec ou sans inscription préalable sur la plate-forme en question, du nombre de collaborateurs pouvant intervenir sur le document, mais aussi de la sauvegarde automatique des différentes versions au fur et à mesure de l’avancement de la rédaction du texte.
